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西安会议活动执行
作者:admin    发布日期:2016/10/28     关注次数:     二维码分享

西安会议活动执行要求:

一、前期事项准备

1、活动选址要筹备一次活动,需要事先了解活动的主题、达到的目的、邀请参会的人员人数和情况,来决定活动的内容和方式,以及经费预算。以此为根据来选择适合的住宿酒店和会场。酒店形象好、使用年代较短、交通方便,之前可根据实际情况与酒店销售经理进行公关。

入住酒店的房价,要事先询问携程网的协议价格,与酒店最终确定的价格要比携程网的协议价格低。

2、预算审批根据活动内容,做费用预算,提交领导审批。费用内容可以包括:讲课费用,租车费用,主持人费用,住宿费用,餐饮费用,会场租赁费用,茶歇费用,旅游费用,会务费用

3、活动安排和发文预算审批通过后,把活动日程和内容整理成文,发布给销售系统,向分销商和客户传达。要尽早发通知,保证足够的时间让业务员与客户沟通。

4、客户报名信息收集客户信息包括:地区,地区市场经理,地区销售经理和业务员,医生姓名,医生单位,医生联系电话,往返目的地的交通方式,往返目的地的时间,医生的民族等。客户的信息务必准确,因为涉及到酒店房间数的确定、用餐安排和活动车辆的租用等涉及较多金额的环节。

5、住宿房间数量、用餐地点和车辆使用次数的预估根据参家活动人员的信息收集,与酒店方面沟通,做出住宿房间数量和用餐情况的估计,要有一定的浮动数量。在参加活动人员信息基本收集完成之后,进一步与酒店确认房间数量和用餐人数。车次的使用根据活动安排,排出车辆的使用时间,预估的车辆座位数目,提交给租车公司。

6、讲课专家的邀请预算审批通过后,根据活动主题,邀请相关领域的专家。讲课题目要提前与讲课专家沟通后,尽早确定。之前要让与专家对接的同事,向专家说明会议的参会人员。

西安会议活动执行

二、前期物品准备

1、水会议期间的矿泉水,需贴上纳通水标

2、易拉宝、横幅根据会议主题,选择相应产品的易拉宝。根据会议题目,制作横幅。

3、播放设备笔记本电脑,翻页器,投影仪

4、纳通小笔记本、中性笔、桌旗、纳通纸袋、温馨提示卡、咖啡搅拌棒、纸杯会议当天要使用的物品。

5、展览器械根据会议内容,向物流中心调拨器械到会议当地。

6、小礼品陶瓷刀,骨科尺,卷尺,解剖光盘等。

7、茶歇以简单,优质,丰富为准,记得准备抽式纸巾。

三、前期准备的其他

1、确定主持人负责会议串场和专家介绍,保证会议开始时间的预留,大概需要30分钟时间。

2、指路牌与酒店协商,制作指路牌

四、客户报到注册

1、现场停车位安排如果活动规模是比较大的,还要与保卫处取得联系,准备好停车场地,安排好停车引导人员。

2、接机、接站客户信息确定下来之后,根据航班信息、火车车次信息,与租车公司洽谈租车车辆的使用次数,明确单次出车费用和全天包车费用之后,根据实际情况租用车辆。要准备一台机动车辆,临时调用。

3、签到、住宿安排事先与业务员和代理商沟通,确定参会客户的住宿情况。原则上2人入住1间标准间。如果客户要求单独住宿标准间,须提前让代理商把房价差额补齐。

在接待台的工作人员需要把客户的返程信息、返程时间、住宿房间号提前确定下来。并且把用餐时间和地点说明。

4、酒店房间的布置方便面、矿泉水、水果、小食品、温馨提示卡。把酒店房间内的消费品撤掉,收费电视、长途电话断掉。

五、会议现场

1、摄像和维持现场秩序在会议期间,负责会议场面的摄像工作。提醒大家把手机设置成震动状态。主要负责不要让观众在专家前面不停的走动。所有人员均从后排走动,包括拍照、摄像,要适可而止。

2、会议播放设备的调试和话筒传递提前与酒店工作人员沟通,调试好播放设备。当到了互动环节需要观众发言时,我们要事先准备好无线话筒。

3、观众的调整如果活动开始前观众还没坐满,就要迅速将后面几排的观众调整至前面,保证活动场面圆满。

4、茶歇的准备在会议开始前摆好茶歇,准备一个垃圾桶

5、专家的接送提前与负责接送专家的司机联系,保证会议准时开始。讲课结束后,要安排专门车辆送专家。

6、提示会场旁边洗手间的位置

7、会后的用餐午餐和晚餐的地点要在会议末尾向参会人员说明,保证用餐的人数与预定的人数基本一致。

8、会议调查问卷会议结束后,在会场交给客户,或者由销售人员交给客户填写

六、会议后期工作

1、整理会场和物品整理余剩的水和茶歇;拆卸易拉宝、条幅等宣传物料和样品;整理归还租借的物品;最后还要清理现场的卫生等。

2、费用结算包括住宿,用餐,租车,茶歇,会务用品等项目

3、整理照片、录像、新闻报道为了加大活动的宣传我们还要进行活动照片的整理,做好正天网站上的报道,达到宣传我们的活动的最佳效果。


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