西安会议活动执行要求：

一、前期事项准备

1、活动选址要筹备一次活动，需要事先了解活动的主题、达到的目的、邀请参会的人员人数和情况，来决定活动的内容和方式，以及经费预算。以此为根据来选择适合的住宿酒店和会场。酒店形象好、使用年代较短、交通方便，之前可根据实际情况与酒店销售经理进行公关。

入住酒店的房价，要事先询问携程网的协议价格，与酒店.终确定的价格要比携程网的协议价格低。

2、预算审批根据活动内容，做费用预算，提交领导审批。费用内容可以包括：讲课费用，租车费用，主持人费用，住宿费用，餐饮费用，会场租赁费用，茶歇费用，旅游费用，会务费用

3、活动安排和发文预算审批通过后，把活动日程和内容整理成文，发布给销售系统，向分销商和客户传达。要尽早发通知，**足够的时间让业务员与客户沟通。

4、客户报名信息收集客户信息包括：地区，地区市场经理，地区销售经理和业务员，医生姓名，医生单位，医生联系电话，往返目的地的交通方式，往返目的地的时间，医生的民族等。客户的信息务必准确，因为涉及到酒店房间数的确定、用餐安排和活动车辆的租用等涉及较多金额的环节。

5、住宿房间数量、用餐地点和车辆使用次数的预估根据参家活动人员的信息收集，与酒店方面沟通，做出住宿房间数量和用餐情况的估计，要有一定的浮动数量。在参加活动人员信息基本收集完成之后，进一步与酒店确认房间数量和用餐人数。车次的使用根据活动安排，排出车辆的使用时间，预估的车辆座位数目，提交给租车公司。

6、讲课..的邀请预算审批通过后，根据活动主题，邀请相关领域的..。讲课题目要提前与讲课..沟通后，尽早确定。之前要让与..对接的同事，向..说明会议的参会人员。

二、前期物品准备

1、水会议期间的矿泉水，需贴上纳通水标

2、易拉宝、横幅根据会议主题，选择相应产品的易拉宝。根据会议题目，制作横幅。

3、播放设备笔记本电脑，翻页器，投影仪

4、纳通小笔记本、中性笔、桌旗、纳通纸袋、温馨提示卡、咖啡搅拌棒、纸杯会议当天要使用的物品。

5、展览器械根据会议内容，向物流中心调拨器械到会议当地。

6、小礼品陶瓷刀，骨科尺，卷尺，解剖光盘等。

7、茶歇以简单，**，丰富为准，记得准备抽式纸巾。

三、前期准备的其他

1、确定主持人负责会议串场和..介绍，**会议开始时间的预留，大概需要30分钟时间。

2、指路牌与酒店协商，制作指路牌

四、客户报到注册

1、现场停车位安排如果活动规模是比较大的，还要与保卫处取得联系，准备好停车场地，安排好停车引导人员。

2、接机、接站客户信息确定下来之后，根据航班信息、火车车次信息，与租车公司洽谈租车车辆的使用次数，明确单次出车费用和全天包车费用之后，根据实际情况租用车辆。要准备一台机动车辆，临时调用。

3、签到、住宿安排事先与业务员和代理商沟通，确定参会客户的住宿情况。原则上2人入住1间标准间。如果客户要求单独住宿标准间，须提前让代理商把房价差额补齐。

在接待台的工作人员需要把客户的返程信息、返程时间、住宿房间号提前确定下来。并且把用餐时间和地点说明。

4、酒店房间的布置方便面、矿泉水、水果、小食品、温馨提示卡。把酒店房间内的消费品撤掉，收费电视、长途电话断掉。

五、会议现场

1、摄像和维持现场秩序在会议期间，负责会议场面的摄像工作。提醒大家把手机设置成震动状态。主要负责不要让观众在..前面不停的走动。所有人员均从后排走动，包括拍照、摄像，要适可而止。

2、会议播放设备的调试和话筒传递提前与酒店工作人员沟通，调试好播放设备。当到了互动环节需要观众发言时，我们要事先准备好无线话筒。

3、观众的调整如果活动开始前观众还没坐满，就要迅速将后面几排的观众调整至前面，**活动场面圆满。

4、茶歇的准备在会议开始前摆好茶歇，准备一个垃圾桶

5、..的接送提前与负责接送..的司机联系，**会议准时开始。讲课结束后，要安排专门车辆送..。

6、提示会场旁边洗手间的位置

7、会后的用餐午餐和晚餐的地点要在会议末尾向参会人员说明，**用餐的人数与预定的人数基本一致。

8、会议调查问卷会议结束后，在会场交给客户，或者由销售人员交给客户填写

六、会议后期工作

1、整理会场和物品整理余剩的水和茶歇;拆卸易拉宝、条幅等宣传物料和样品;整理归还租借的物品;.后还要清理现场的卫生等。

2、费用结算包括住宿，用餐，租车，茶歇，会务用品等项目

3、整理照片、录像、新闻报道为了加大活动的宣传我们还要进行活动照片的整理，做好正天网站上的报道，达到宣传我们的活动的.佳效果。